Framework für die Einordnung von Software im Bereich Zusammenarbeit und Wissensmanagement

Probleme und Erfahrungen im Arbeitsalltag von nwebs

Wir arbeiten schon seit längeren in Projekten virtuell zusammen. Die grundlegende Charakteristika unserer Zusammenarbeit ist hierbei häufig sehr ähnlich und lässt sich durch die folgenden Punkte umschreiben:

1. örtliche und zeitlich verteilte Zus

lokal getrennt, zu unterschiedlichen Zeitpunkten, bei sich ändernde Teamzusammensetzungen, mehreren Projekten gleichzeitig mit spezifischen Zielen, organisationsübergreifend mit Kunden zusammen und mobil mit Hilfe von Smartphones.

Als Unterstützung haben verschiedene Werkzeuge ausprobiert: E-Mail, E-Mail und E-Mails, gemeinsame Laufwerke, Wiki-Systeme, Ticket-Systeme und Projekt-Management-Systeme.  Es hat aber irgendwie nicht gut funktioniert und gefühlt hat auch immer bei jeder Lösung etwas gefehlt. Im Laufe der Zeit haben wir uns immer tiefgehender mit dem Thema beschäftigt und aus unseren Überlegungen und Erfahrung heraus hat sich ein Framework für funktionierende Zusammenarbeit und Wissensmanagement in Gruppen und Teams entwickelt. Wir glauben, dass für eine erfolgreiche Zusammenarbeit im Team bestimmte Grundfunktionalitäten der folgenden fünf Dimensionen notwendig sind (s.h. Tabelle).

Nr. Dimension Beschreibung
1 Collaboration Möglichkeit gemeinsam zu denken, gemeinsam Inhalte und Dateien zu erstellen, gemeinsam Dokumente auszutauschen, sich über Termine abstimmen zu können oder die Möglichkeit Entscheidungsprozesse, etc. abzubilden.
2 Projektmanagement: Möglichkeit von der einfachen Verwaltung von Aufgaben, über die einfache Planung und Verwaltung von Projekten bis hin zur komplexen Zeit-, Struktur- und Ressourcenplanung von Projekten.
3 Kommunikation: Möglichkeit von einfachen Kommentaren und privaten Nachrichten, über Benachrichtigung und E-Mails sowie Chats bis hin zum Austausch über Video- und Telefonkonferenzen.
4 Social Network: Zugriff auf das Profil meiner Teamkollegen. Aufbau eines persönliches Netzwerks mit meinen Kollegen und Partnern. Bewertungsfunktionen für Inhalte und Kommentare. Möglichkeit die Aktivitäten/Neuigkeiten meiner Kollegen zu folgen.
5 Individuelles Wissensmanagement: Möglichkeit von der Speicherung und Versionierung von Informationen, über die Strukturierung und Verknüpfung von Informationen sowie Suchfunktionalitäten bis hin zu Methoden des automatischen Erschließens von impliziten Wissen.

Jeder Dimension haben wir Funktionen zugeordnet, die nach ihrer Komplexität geordnet sind. Am Anfang einfache grundlegende Funktionalitäten und am Ende komplexe und umfangreiche Expertenfunktionen (vgl. Abbildung). Unserer Meinung nach kann Wissensmanagement in der Zusammenarbeit nur funktionieren, wenn relevante Funktionen aller 5 Dimensionen verücksichtigt werden.

### GRAFIK ###

 

 

Unserer Auffassung nach kann Wissensmanagement in der Zusammenarbeit nur funktionieren, wenn alle 5 Dimensionen berücksichtigt werden, wobei die 4 Dimensionen als Enabler für die Dimension des Wissensmanagements anzusehen sind.

Was ist eure Meinung? Findet ihr euch in diesem Framework wieder?


 

Bisherige Softwarelösungen und der aktuelle Hype von neuen Lösungen im Bereich Social Software vergessen oft einzelne Dimensionen und zwingen die Benutzer dazu, weitere Systeme einzusetzen und verhindern integratives Wissensmanagement. Der Einsatz einer Vielzahl von Einzellösungen schafft einen erheblichen zusätzlichen IT-Aufwand und Kostenfaktor für die Integration der Einzellösungen. In der Praxis benötigen der Großteil der Benutzer nur einen Teil der in einer Dimension angeboten Funktionen. Deshalb entwickeln wir Trip nach folgendem Leitgedanken: 80% der Nutzer (Teams) benötigen nur 20% der Funktionalität von bestehen Anwendungen um 80% ihrer Arbeit zu erledigen. Wir bilden mit Trip genau diese 20% ab.[P1]Werden mehrere Lösungen in einem Unternehmen verwendet, werden automatisch Ineffizienzen in Kauf genommen. Z.B. wird die Kombination von Dropbox als Dateiverwaltung und WikiWiki fürs Wissensmanagement von manchen Teams verwendet. Das führt zu einer Trennung der Dateien und Inhalten und bedeutet Mehraufwand für die Benutzer.

[P1]Message muss sein: Einzellösungen = Mehraufwand für Integration, Probleme in der Interaktion, Barrieren für aktives Wissensmanagement =>deshalb integrative Gesamtlösung, spart Kosten für Integration und ermöglich barrierefreies Wissensmanagement.

  • Eigene Erfahrung (10 Zeilen)
  • Grafik reinhauen
  • Dimensionen erklären
  • Abschließend Zusammenfassen: Genau die Fünf Dimensionen benötige für funktionirendes Wissensmanagement und Zusammenarbeit

 


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