Entspannte Hochzeitsplanung mit INOPAI

Irgendwann kommt man in ein Alter, in dem plötzlich im eigenen Umfeld fleißig geheiratet wird. Erfreulicherweise beobachten wir auch in unserem Team, dass immer mehr Kollegen den Bund fürs Leben eingegangen sind, sodass man sich fast automatisch auch über das Thema Hochzeit austauscht. Und siehe da: selbst bei der Planung des schönsten Tags im Leben kommt unsere Plattform INOPAI zum Einsatz.

Wer sich schon einmal mit dem Thema Hochzeit auseinandergesetzt hat, wird schnell gemerkt haben, dass es eine unglaubliche Flut an Büchern und Webseiten dazu gibt. Überall kann man sich Checklisten herunterladen oder als Buch kaufen, damit am Tag der Tage auch nichts schief geht und an alles gedacht wurde. Das Problem an diesen Checklisten in Papierform ist allerdings, dass sie keine Änderungen zulassen bzw. schnell unübersichtlich werden. Und auch wenn man mit digitalen Checklisten arbeitet, zum Beispiel in Excel, dann besteht noch immer das Problem, dass die Liste oder die Notizen nicht gemeinsam bearbeitet werden können und man alle Beteiligten immer auf den neusten Stand halten muss.

Alles in allem klingen die gängigen Lösungen zur Hochzeitsplanung nicht sehr attraktiv. Schon gar nicht, wenn man für ein Unternehmen arbeitet, das sich auf die Digitalisierung von Prozessen spezialisiert hat. Also haben die Kollegen INOPAI kurzer Hand als Weddingplanner genutzt. Und das nicht als Notlösung, sondern weil INOPAI genau die Funktionen mit sich bringt, die hier gefragt sind.

 

 

Die anfänglich doch in Excel erstellten Listen konnten über eine Schnittstelle bequem bei INOPAI eingespeist werden, sodass kein mühseliges Übertragen der bereits gesammelten Infos nötig war. Ab da wurde alles in vier Gruppen aufgeteilt:

1. Standesamtliche Trauung
2. Kirchliche Trauung
3. Finanzen
4. Gästeliste

In den Gruppen „Standesamtliche Trauung“ und „Kirchliche Trauung“ befanden sich Checklisten rund um die jeweiligen Tage. Was muss im Vorfeld erledigt werden? Was darf am Tag selbst nicht vergessen werden? Wer kümmert sich um was?

In der Gruppe „Finanzen“ wurden die Kosten aufgelistet sowie sämtliche eingeholte Angebote, beispielsweise für den Fotografen, das Catering oder die Band. Und die Gruppe „Gästeliste“ enthielt alle Namen und Kontaktdaten der geladenen Gäste sowie deren Status (zugesagt/abgesagt).

Da nun beide Partner zeitgleich Zugriff auf alle Listen und Infos hatten, fiel das Herumsenden von Dokumenten bequemerweise weg. Der aktuelle Stand der Planung war jederzeit einsehbar, egal ob am heimischen PC oder unterwegs auf dem Handy.

Das Besondere an der Arbeit mit Gruppen in INOPAI ist zudem, dass jeder Gruppe ganz individuell Nutzer hinzugefügt werden können. Das heißt, wenn man beispielsweise die Trauzeugen in die Planung involvieren möchte, dann können diese in die Gruppe eingeladen werden und haben Zugriff auf alle Infos rund um die standesamtliche und/oder kirchliche Trauung. Die Finanzen hingegen gehen nur das Paar selbst etwas an, weshalb hier kein Außenstehender zugreifen kann. Theoretisch ließen sich hier auch die Junggesellenabschiede organisieren, ohne dass Braut oder Bräutigam etwas davon mitbekommen.

Ebenfalls äußerst nützlich erwiesen sich die verschiedenen Ansichten, in denen Informationen in INOPAI dargestellt werden können. Das Dashboard macht es beispielsweise möglich Einträge thematisch zu organisieren und zu priorisieren. Einzelne Einträge können stetig ergänzt oder verschoben werden.

 

Die Kollegen haben auf jeden Fall ihren Nutzen aus INOPAI als Hochzeitsplaner ziehen können und die Plattform ganz nach ihren Bedürfnissen genutzt. Professionell ins Hochzeitsbusiness wollen wir allerdings nicht einsteigen – aber wir geben gerne Impulse wie INOPAI auch außerhalb der gängigen Einsatzgebiete seinen Einsatz findet.

Entstanden ist unsere Plattform für die Digitalisierung von Arbeits- und Unternehmensabläufen in Organisationen. Eingesetzt werden kann INOPAI beispielsweise als

  • Schulplattform (INOPAI School)
  • Plattform zur Erstellung von Lernentwicklungsberichten (INOPAI School)
  • Leaderfassungstool auf Messen
  • Kollaborationsplattform bzw. –forum
  • Plattform für agiles Projektmanagement
  • Plattform für Customer-Relationship-Management (CRM)

Die Idee von INOPAI ist es, dass durch die Kombination von vordefinierten Modulen und vielfältigen Konfigurationsmöglichkeiten eine maßgeschneiderte Plattform gestaltet werden kann, die gezielt die Bedürfnisse seiner Nutzer deckt. Und das müssen nicht nur die genannten Beispiele sein – wie unsere Kollegen bewiesen haben, lässt INOPAI sich auch für private Zwecke wie die Planung einer Hochzeit verwenden.