Arbeiten mit der Alphaversion von TRIP – eine kleine Story aus dem nwebs Alltag

An einem Beispiel einer Aufgabe innerhalb eines Kundenprojektes im Bereich TYPO3 möchten wir darstellen, wie die Kommunikation über TRIP im Gegensatz zur herkömmlichen E-Mail-Austausch gestaltet werden kann. Nach finalen Übersetzungsarbeiten und grafischen Anpassungen möchte unser Kunde die englische Version seiner Internetpräsenz freischalten.  Der zuständigen Redakteurin fällt in letzter Sekunde auf, dass eine Grafik noch nicht übersetzt wurde.

Die E-Mail Lawine wird in Gang gesetzt:

1. Die Redakteurin des Kunden schreibt an den Kundenansprechpartner bei nwebs
2. Der Kundenansprechpartner leitet die E-Mail an den zuständigen freien Designer weiter
3. Der Kundenansprechpartner schreibt an die Chefredakteurin, dass die Anfrage bearbeitet wird und bis heute Abend noch umgesetzt wird
4. Der Designer antwortete dem Kundenansprechpartner bis wann er die Änderungen eingearbeitet hat
5. Der Kundenansprechpartner schreibt dem TYPO3-Programmierer und kündigt ihm die Änderung an und setzt dabei den Designer CC
6. Der Designer erledigt die Aufgabe und sendet die Datei zurück an den Kundenansprechpartner und setzt dabei den Programmierer CC
7. Der Kundenansprechpartner gibt die Datei frei und leitet diese Information an den Programmierer weiter. Der Designer wird CC gesetzt.
8. Der Programmierer pflegt die Grafik ein und schreibt zurück an den  Kundenansprechpartner das die Grafik online gestellt ist
9. Der Kundenansprechpartner schreibt an die Redakteurin das die Grafik online ist, worauf sich die Redakteurin für die schnelle Erledigung bedankt

Fazit:
Zwei externe und sieben interne E-Mails wurden für die Anfragen versendet (zusätzlich wurden noch E-Mails in CC versendet). Gibt es Rückfragen, ist das Team nicht eingespielt oder sind die Anforderungen nicht klar definiert, kommen weitere E-Mails hinzu. Lediglich beim Kundenansprechpartner sind alle Informationen vorhanden, aber nur mit Mühe nachvollziehbar, bei den anderen Teammitgliedern sind nur Bruchstücke der Kommunikation vorhanden.

So möchte doch keiner Arbeiten, oder?

Vor allem nicht, wenn es sich nicht um eine Grafik, sondern um ein größeres Projekt handelt. Muss auch keiner, zumindest nicht bei nwebs. Die Alphaversion der Software TRIP, welche wir intern schon verwenden, sieht der Ablauf wie folgt aus:

1. Die Redakteurin des Kunden schreibt an den Kundenansprechpartner bei nwebs
2. Der Kundenansprechpartner bei nwebs bekommt die E-Mail und erstellt sofort eine Aufgabe in TRIP und weist diese Aufgabe dem verantwortlichen Designer zu (In der nächsten Version werden die E-Mails automatisch an TRIP weitergeleitet und verarbeitet)
3. Der freie Designer außer Haus erhält eine eine Benachrichtigung über eine neue Aufgabe, akzeptiert die Aufgabe und kommentiert bis wann diese erledigt ist.
4. Der TYPO3-Programmierer im nwebs Büro wird mit einer einzigen Benachrichtigung über beide Änderungen informiert
5. Der freie Designer aktualisiert die Grafik und fügt sie der Aufgabe hinzu.
6. Der TYPO3-Programmierer, welcher mittlerweile nicht mehr im Büro ist, wird benachrichtigt und pflegt von zu Hause aus die Datei ins TYPO3 ein. Aktualisiert die Aufgabe und gibt sie an den Kundenansprechpartner weiter.
7. Der Kundenansprechpartner wird informiert und teilt der Chefredakteurin mit das die Seite freigeschalten werden kann und die neue Grafik integriert ist.

Fazit:
Mit zwei externe E-Mails und keiner internen E-Mail werden solche Aufgaben mit Hilfe von TRIP organisiert. Alle Informationen zur Aufgabe werden an einem Ort abgespeichert und sind für alle Akteure immer auf dem aktuellsten Stand. Über die Benachrichtigungsfunktion wird der jeweilige Akteur über offene Aufgaben und Aktualisierungen intelligent informiert. Die Teammitglieder sparen Zeit und können diese dafür verwenden um zum Beispiel solche Blog-Artikel zu schreiben.

Das ist schön für uns und auch bald für Sie:

So bald die Benutzeroberfläche von TRIP soweit ist, dass die Redakteurin es intuitiv bedienen kann, wird es zusätzlich keine E-Mails in der Kunde-nwebs-intern-nwebs-Kunde Beziehung mehr geben und darüber hinaus an dieser Stelle einen Link zur Betaversion von TRIP .

In diesem Sinne frohes E-Mailen solange Sie noch müssen.