Seit 2021 arbeitet NETSYNO mit der Deutschen Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH zusammen. Speziell für das Business Scouts for Development Programm haben wir ein Monitoring-Tool entwickelt, um das Reporting leichter und effizienter zu gestalten. Aktuell bauen wir das Tool um eine neue Komponente aus, welche die Zusammenarbeit der Mitarbeiter.innen weiter fördert.
Die GIZ versteht sich als Dienstleister der internationalen Zusammenarbeit für nachhaltige Entwicklung und internationale Bildungsarbeit und engagiert sich weltweit: Mit mehr als 50 Jahren Erfahrung in unterschiedlichsten Feldern, von der Wirtschafts- und Beschäftigungsförderung über Energie- und Umweltthemen bis hin zur Förderung von Frieden und Sicherheit. Das vielfältige Know-how des Bundesunternehmens GIZ wird rund um den Globus nachgefragt – von der deutschen Bundesregierung, Institutionen der Europäischen Union, den Vereinten Nationen, der Privatwirtschaft und Regierungen anderer Länder. Die GIZ kooperiert mit Unternehmen, zivilgesellschaftlichen Akteuren und wissenschaftlichen Institutionen und trägt so zu einem erfolgreichen Zusammenspiel von Entwicklungspolitik und weiteren Politik- und Handlungsfeldern bei.
Im Auftrag des Bundesministeriums für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung (BMZ) wird von der GIZ das Business Scouts for Development Programm umgesetzt. Business Scouts for Development sind als entwicklungspolitische Expert*innen in rund 30 Ländern weltweit tätig. Sie beraten deutsche, europäische und lokale Unternehmen zu entwicklungspolitischen Themen und fördern verantwortungsvolles wirtschaftliches Engagement durch Kooperationsprojekte.
“Das Monitoring Tool ist eine große Hilfe.”
Um den Arbeits- und Dokumentationsprozess zu erleichtern, haben wir, die NETSYNO Software GmbH, speziell für die Mitarbeiter:innen und Fachkräfte des Business Scouts for Development Programms 2021 ein Monitoring Tool auf Basis unserer Digitalisierungsplattform INOPAI entwickelt.
Zur Beurteilung der Wirksamkeit von Maßnahmen und zur transparenten Darstellung ihrer Arbeit dokumentieren Business Scouts regelmäßig ihre Tätigkeiten, die mehrmals unterjährig in einem Reporting zusammengeführt werden. Mit dem Monitoring Tool sind wir dem Wunsch gefolgt, eine Möglichkeit zur regelmäßigen Erfassung und Auswertung der Programmaktivitäten zu schaffen. Das bedeutet, in Einsätzen befindliche Mitarbeiter:innen sowie integrierte Fachkräfte des Programms können jederzeit Teilbereiche des aktuellen Berichts ausfüllen, egal wann und wo, sodass sich nicht alles am Ende der Berichtszeiträume staut.
In dem webbasierten Monitoring Tool hat jeder Business Scout einen individuellen Plattformzugang, seinen eigenen Bereich (Gruppe) und sein eigenes Dashboard. Das Reporting findet sich dort in verschiedene Schritte aufgeteilt, die dann online ausgefüllt werden können. Das bedeutet, alle relevanten Indikatoren sind im Monitoring Tool hinterlegt und die Business Scouts und ausgewählte Verantwortliche befüllen das Tool im Verlauf des Monitoring-Zeitraums kontinuierlich mit Wirkungsdaten. Ein zentraler Aspekt bei der Gestaltung des Tools war insbesondere die Möglichkeit, Wirkungsketten und Zusammenhänge zwischen den Aktivitäten der Business Scouts und deren Maßnahmen, Veranstaltungen und Beratungen mit Unternehmen und Partnerorganisationen aufzuzeigen. Sobald Daten eingepflegt sind, erscheinen diese tagesaktuell und automatisiert auf dem Dashboard, auf welches das Monitoring-Team des Programms kontinuierlich als Administrator:innen Zugriff hat.
Die Business Scouts kennzeichnen im Tool, wenn die Eintragungen erfolgt sind und reichen ihren Bericht zur finalen Auswertung ein. Wenn alle Daten eingepflegt sind, dann erhält die im Team verantwortliche Person eine Nachricht, kann den Bericht reviewn und diesen final abschließen, wenn alles in Ordnung ist.
Manuel Neumann, Business Scout for Development an der IHK Karlsruhe, sagt über unsere Lösung: „Das Monitoring Tool ist eine große Hilfe und macht das Reporting unserer Aktivitäten sehr einfach. Es ist auch für meinen eigenen Arbeitsalltag sehr nützlich, bei der Fülle der Aufgaben und Themen habe ich immer schnell im Blick was im entsprechenden Zeitraum passiert ist und mit wem ich bereits in Kontakt war.”
Das Monitoring Tool wird um eine neue Komponente erweitert, um die Zusammenarbeit zu verbessern
Das Monitoring Tool wurde von dem Team der GIZ sehr positiv aufgenommen und genutzt. Das Projekt war ein voller Erfolg und wir konnten den Mitarbeiter:innen das Reporting einfacher und zeitsparender gestalten. Reportings sind sehr wichtig, wenn Fördergelder beantragt oder auch ausgezahlt werden. Vor diesem Hintergrund erklärt sich auch die Wichtigkeit eines digitalen Tools, mit dem Reportings einfach, sauber und schnell erstellt werden können. Nun geht es weiter: Aktuell arbeiten wir an einer neuen Komponente für das Monitoring Tool, das die Zusammenarbeit untereinander verbessern und die Projektarbeit effizienter gestalten soll.
Bislang hat jeder Business Scout seine eigene Gruppe innerhalb des Monitoring Tools, in der sich auch sein Dashboard und seine Berichte befinden. Zukünftig soll es die Möglichkeit geben, dass man auch Projekte und Beratungen anderer Kolleginnen und Kollegen einsehen kann. So kann sich jeder einen Überblick verschaffen, wer im Team an welchen Themen und Projekten arbeitet und es können neue Synergien entstehen: Kolleg:innen können gezielter in den Austausch gehen und ihr Wissen sowie ihre Erfahrungen mit anderen teilen. Ziel ist es, mit der neuen Komponente die Zusammenarbeit insgesamt zu fördern und den Beratungsstatus bei einem Unternehmen transparenter zu machen.
Unser Team von NETSYNO freut sich sehr über die weitere Zusammenarbeit mit der Deutschen Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH und das positive Feedback zu unserem Monitoring Tool.
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Gianna Reich
gr@netsyno.com
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