Während der Suche nach einer webbasierte Lösung für die Zusammenarbeit und Kommunikation in unserem Team, stellte sich am Anfang die Frage: Finden wir eine Software, die sich in unseren Arbeitsabläufe integrieren lässt bzw. uns bestmöglich unterstützt oder müssen wir uns an die Abläufe der Software anpassen?
Im ersten Schritt schauten wir uns naheliegende Lösungen an: Gemeinsames Dateiverzeichnis und gut ist?
Netzwerkfreigabe/ Weblaufwerk
Auf den ersten Blick klar:
Dateien sind wichtig für die gemeinsame Zusammenarbeit.
Auf den zweiten Blick:
- Der Weg wie Dateien (z.B. ein Angebot oder ein Design) entstehen und in ein Verzeichnis eingeordnet werden sind ein zentraler und wissensintensiver Bestandteil einer gemeinsamen Kommunikation. Gerade die Diskussion die zu einer Datei führt, ist es, die wir abbilden wollen.
- Es ist interessant, wie viele Konventionen und implizite Informationen notwendig sind um über eine einfache Netzwerkfreigabe gemeinsam zusammen arbeiten zu können um z.B. Dateien wieder finden zu können.
- Dateinamen sind nicht immer ausdruckstark. Dadurch waren wir gezwungen, jedesmal Dateien zu öffnen, um heraus zu finden, welche Inhalte sich hinter dem Dateiname verbergen. Uns fehlte also auch eine Beschreibung der Datei.
- Weiter haben wir sehr schnell die Funktion einer Versionisierung der Dateien vermisst. Es kommt öfter vor, dass die letzte Änderung rückgängig gemacht werden soll. Die Zwischenlösung das Datum in den Dateinamen einzufügen, bringt wieder Konventionen mit sich. Füge ich das Datum an erster Stelle des Dateinames ein oder an letzter Stelle ein, …?
- Weiter haben wir sehr schnell die Funktion einer Versionisierung der Dateien vermisst, da es öfter vorkommt, dass die letzte Änderung rückgängig gemacht werden soll. Werden einzelne Versionen aufgelistet, wünscht man sich sofort Kommentare zu den einzelnen Versionen, damit klar ist, was geändert wurde.
- Und als letztes Manko, war es für uns nicht möglich, über eine globale Suche, Dateien auch in tieferen Ebenen der Verzeichnisstruktur aufzuspüren.
Kurz: Diese Option, welche in den meisten Unternehmen noch eine Standardlösung ist, hat sich für uns schnell als nicht praktikabel herausgestellt.
Modern, flexibel und „leicht“ einzusetzen – kann das nur ein Wiki sein?
MediaWiki
Der Klassiker unter den Wikis und trotz seines Alters immer noch eines der meist eingesetzten Wikis: Das MediaWiki. Die größte und wohl meistgenutzte Referenz ist http://wikipedia.org.
- Das MediaWiki kann in kurzer Zeit von einem wenig versierten Internetnutzer installiert und angepasst werden.
- Die Nutzung ist in den ersten Tagen denkbar einfach und bringt auch schnell die ersten Seiten mit Inhalt mit sich.
So weit so gut, für Textproduktion und Protokolle durch aus eine gangbare Lösung. Sicherlich auch um eine der weltweit größten Enzeklopedien zu erstellen ein bestens geeignetes und hilfreiches Werkzeug.
Doch:
- Es gibt keine Möglichkeiten Aufgaben effizient im Team zu verteilen und gemeinsam zu bearbeiten.
- Lediglich Bilder sind in der Basiskonfiguration gut integriert. Aber auch hier gibt es kaum Möglichkeiten den Überblick zu bewahren. Größere Datenmengen sind ohne Einbindung einer Netzwerkfreigabe kaum denkbar.
- Inhalte auf einer Seite sind relativ einfach zu strukturieren. Die einzelnen Seiten zu verschieben, anzupassen, etc. ist im Detail sehr viel manuelle Arbeit.
- Das MediaWiki ist im Unternehmenskontext nur mit Erweiterungen einsetzbar und mit jeder Erweiterung steigt der Aufwand für die Wartung.
Wenn nicht der Klassiker, dann vielleicht die OpenSource-Geschäftslösung: Diese hieß damals TWiki heute FosWiki.
FosWiki
Längere Zeit ein heißer Favorit im Team, das TWiki (heute FosWiki).
FosWiki bot neben der Möglichkeit der Struktierung (Hierarchisches Wiki) auch die bessere Integration von Dateien, im Vergleich zum MediaWiki, an. Weiter ist die Möglichkeit der Nachverfolgung zu dem etwas einfacher gestaltet als dies bei MediaWiki der Fall ist.
- Hierarchisches Wiki und damit leichtere Strukturierung
- Breite Palette an Erweiterungen für zusätzliche Funktionen
- Verwaltung von Zugriffsrechten (Für Unternehmen ein Muss)
Nachteile
- Bald auch schon den Überblick verloren
- Keine Aufgaben bzw. Workflows für die Aufgaben
- Schlechte Speicherung und Handhabung mit Dateien, keine Integration einer Versionsverwaltung.
- Keine Möglichkeit Termin zu verwalten.
Kurz um keine der hier vorgestellten Lösungen konnte unsere Anforderungen genügen. Die Suche geht weiter und wie, dass Erfahren Sie im nächsten Blogartikel.
Weiterführende Links
Wen objektive Fakten mehr interessieren als unsere Meinung, dem seien folgende Links empfohlen:
Diese Links gehen zurück auf den Artikel Vergleich von Wiki-Systemen von Perun.