Anforderungsanalyse für kleine und mittelständische Unternehmen
Unsere Kunden sind bis dato die klassischen kleinen (1 bis 10 Mitarbeiter) und mittelständischen Unternehmen (10 bis 300 Mitarbeiter) im Ländle. Oftmals sind wir der erste Kontakt zu externen Softwareentwicklern, da es vor uns meist eine interne IT-Lösung gab.
Nach dem ersten Kennenlernen sitzt man recht schnell am Tisch und möchte gemeinsam die Anforderungen z.B. für eine neue Internetpräsenz oder ein Wissenswerkzeug (Wiki) definieren. In diesem ersten Schritt der Anforderungsanalyse sind unsere Kunden häufig überfordert. Die Forschung greift diesen Sachverhalt nun wie folgt auf:
In der Regel bestehen Defizite hinsichtlich formaler Vorgehensweisen, unklare Anforderungen, selbst die zugrundeliegenden Geschäftsprozesse sind oft nicht beschrieben. Zeitdruck, niedrige Personalkapazitäten sowie unklare Vorstellungen über die eigenen Wünsche sind hier die häufigsten Ursachen. Diese Umstände erschweren für Softwareentwickler bereits die frühen Entwicklungsphasen im Rahmen eines IT-Projektes mit kleinen oder mittelständischen Kunden.
Quelle: http://www.aifb.uni-karlsruhe.de/Forschungsgruppen/BIK/DiplomStudienarbeiten/DA_rtr_AnfoAna.pdf
Gut, Problem erkannt. Wie gehen wir damit um?
Schritt 1: Fragen vor dem ersten Treffen stellen
Normalerweise nehmen wir uns die Zeit vor dem ersten „Treffen – Anforderungsanalyse“ erste Fragestellungen an unseren Kunden zu schicken. Dadurch kann sich der Kunde auf das Treffen vorbereiten und wird nicht überrascht. Diese Vorbereitung ist zeitintensiv, wird manchmal nicht bezahlt, aber meist ist der Erstkontakt mit dem Kunden dadurch um einiges effizienter. Die passenden Fragen ergeben sich meist aus unseren Erfahrungen aus Projekten in branchennahen Bereichen.
Schritt 2: Das Treffen – sehr ausführlich reden
Wichtig ist es alle relevanten Meinungen einzuholen. In fast jedem Unternehmen gibt es verschiedene Wissenshotspots, die für ein Projekt befragt bzw. eingebunden werden müssen. Erst wenn alle verantwortlichen Abteilungen, Chefs, Mitarbeiter befragt wurden, kann man große spätere Fehler bzw. Änderungen vermeiden. Zusätzlich müssen natürlich vor allem die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die später das System täglich bedienen bzw. hoffentlich wollen mit einbezogen werden.
Aufgabe von uns ist es immer wieder eine Struktur in die Diskussion zu bringen, Ergebnisse festzuhalten und nachzufragen ob dies so gewollt ist.
Schritt 3: Protokollieren, zusammenfassen und Konsequenzen aufzeigen
Nach einem Treffen erstmal über die ganze Sache schlafen und am nächsten Tag die Ergebnisse protokollieren. Wir versuchen die gewünschten Anforderungen zu gliedern und die Kernpunkte herauszuarbeiten. Da sich Schritt 2 und 3 oftmals wiederholt, wird immer wieder die erste Gliederung überarbeitet und ausgebaut.
Schritt 4: Es wird verbindlich – Pflichtenheft
Nach dem der Kunde nun gesagt hat „so mach‘ mers, des g’fällt uns“ – fangen wir damit an die Ergebnisse der „Anforderungsanalyse“ in ein Pflichtenheft zu gießen. Diese Pflichtenheft dient als Grundlage für
- die Planung (damit auch das Angebot),
- den groben Architekturentwurf,
- die Implementierung und
- die abschließenden Test.
Weiter schützt es uns vor neuen zuvor nicht spezifizierten Anforderungen und dient somit als Grundlage für eine weitere Zusammenarbeit.
Die Gliederung eines Pflichtenheftes finden Sie nächste Woche im zweiten Teil der Serie Anforderungsanalyse für KMUs.
Über Kommentare und Erfahrungen freuen wir uns.