Das Bundesjustizministerium hat am 13.04.2022 einen Entwurf für das „Gesetz für einen besseren Schutz hinweisgebender Personen“ vorgestellt. Bis zum 11. Mai konnten sich Länder und Verbände zum neuen Gesetzesentwurf äußern. Es wird erwartet, dass das Gesetz im kommenden Juni vom Bundestag beschlossen wird und im Herbst in Deutschland in Kraft tritt. Was genau bedeutet das für Unternehmen?
Zur Erinnerung: Die Europäische Union hat 2019 die Richtlinie EU 2019/1937 zum Schutz von Personen verabschiedet, die in ihrem Arbeitsumfeld Verstöße gegen geltendes EU-Recht melden – sogenannte Hinweisgeber (auch „Whistleblower“ genannt). Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) ist die deutsche Umsetzung der EU-Whistleblower-Richtlinie, die erstmals einen EU-weiten standardisierten Schutz für hinweisgebende Personen festlegt.
Kurz gesagt: Darauf müssen Unternehmen vorbereitet sein
Wenn das Gesetz ab Herbst in Kraft tritt gelten für Unternehmen neue Pflichten:
- Unternehmen, Organisationen und Kommunen mit mindestens 50 Beschäftigten müssen interne und anonyme Meldekanäle für Hinweisgeber einrichten.
- Unternehmen mit mit 50–249 Beschäftigten dürfen mit anderen Unternehmen eine gemeinsame Meldestelle einrichten.
- Verstöße sollen als Ordnungswidrigkeiten geahndet werden. Das bedeutet sowohl die unterlassene Einrichtung von Meldestellen als auch die Behinderung der Meldung können Bußgelder von bis zu 100.000 Euro zur Folge haben.
Verbunden mit den Pflichten gelten ab Herbst auch besondere Fristen:
- Unternehmen mit 50–249 Beschäftigten haben eine Umsetzungsfrist bis zum 17. Dezember 2023.
- Die interne Meldestelle muss dem Hinweisgeber innerhalb von 7 Tagen den Eingang der Meldung bestätigen.
- Innerhalb von 3 Monaten muss die Meldestelle die hinweisgebende Person darüber informieren, welche Maßnahmen in Folge ergriffen wurden, z.B. die Einleitung interner Untersuchungen oder die Weitergabe der Meldung an die zuständige Behörde.
Auch wenn die EU-Richtlinie bereits vor 3 Jahren verabschiedet wurde, stehen viele Organisationen jetzt unter Handlungsdruck: Bis zum Jahr 2020 hatten laut Whistleblower Report 2021 lediglich 57 % der Unternehmen in Deutschland die Anforderungen der EU-Richtlinie erfüllt. Um auch den anderen Unternehmen eine pragmatische und fristgerechte Umsetzung der Richtlinie zu ermöglichen, haben wir zusammen mit Branchenexperten für Datenschutz und Sicherheit ein Online-Hinweisgebersystem entwickelt. Mit unserem Hinweisgeber by NETSYNO bieten wir eine Lösung, die als anonymer Meldekanal bei Unternehmen, Organisationen und Kommunen eingesetzt werden kann.
Wie funktioniert der Hinweisgeber by NETSYNO?
Der Hinweisgeber by NETSYNO ist ein Online-Hinweisgebersystem. Das System besteht aus einem Kontaktformular, über welches Hinweisgeber:innen anonym Meldungen einreichen können und einer Plattform, über welche die Hinweise bearbeitet und die weitere Kommunikation mit den Hinweisgeber:innen durchgeführt werden kann. Das Kontaktformular kann zum Beispiel über einen Link auf einer Firmenwebseite oder im Intranet eingebunden werden. Hinweisgeber:innen haben dort die Möglichkeit, ihre Hinweise auszuformulieren sowie Dateien hochzuladen. Die Angabe der Kontaktdaten ist optional – Hinweise können auch völlig anonym über die Webform gesendet werden.
Technische Voraussetzungen und Datenschutz
Um Zugriff auf die webbasierte Lösung zu haben, genügt ein Internetzugang sowie ein gängiges Endgerät (Smartphone, Laptop, PC, Tablet). Der Zugriff auf das Hinweisgebersystem erfolgt über den Browser des Endgeräts.
Der Hinweisgeber by NETSYNO wurde in enger Zusammenarbeit mit Datenschutzexperten entwickelt. Dadurch sichern wir nicht nur die korrekte Umsetzung der Standards nach der EU-Whistleblower-Richtlinie und dem neuen Hinweisgeberschutzgesetz, sondern gewährleisten ebenfalls den Schutz aller personenbezogenen Daten nach DSGVO-Standards (weitere Informationen finden Sie in unseren Datenschutzbestimmungen).
Das Hinweisgeberschutzgesetz als Chance
Auf den Ersten Blick ist die Einrichtung eines sicheren Meldekanals für Unternehmen, Organisationen und Kommunen durch das bald in Kraft tretende Gesetz eine Pflicht. Trotzdem lässt sich diese neue Entwicklung auch als Chance betrachten: Hinweisgebersysteme geben Unternehmen sowie ihren Beschäftigten die Möglichkeit, Missstände zu erkennen, aufzuzeigen und infolgedessen zu lösen. Beide Seiten können sich erst einmal austauschen, ohne dass der Missstand z.B. direkt den Medien gemeldet oder ein Anwalt hinzugezogen wird.
Laut Whistleblowing Report liegt der Anteil der relevanten und gehaltvollen Meldungen über ein Hinweisgebersystem in Deutschland bei rund 44 Prozent. Gemeint sind damit eingehenden Meldungen, die auch wirklich ein compliancerelevantes Thema betreffen. Meldestellen können somit als wirksames Instrument erachtet werden, um Fehlverhalten aufzudecken und sie helfen Unternehmen dabei, ihre Reputation zu schützen. Weiter zeigen die statistischen Analysen, dass die Anzahl relevanter Meldungen bei Unternehmen, die Meldungen via Hotline/Callcenter, Brief/Fax oder Mobile App zulassen, höher liegt.
Wir beraten Sie gern auf dem Weg zu Ihrem Hinweisgebersystem
Mit dem Hinweisgeber by NETSYNO bieten wir eine sichere und einfach zu bedienende Lösung zum fairen Preis, die eine anonyme Einreichung von Hinweisen sowie eine anonyme Kommunikation zwischen Hinweisgeber und Empfänger ermöglicht und dabei eine datenschutzkonforme Datenverarbeitung sicherstellt – made in Germany.
Wir beraten Sie gern persönlich, egal ob Sie bereits Kundin bzw. Kunde sind oder ob Sie unsere Lösung kennen lernen wollen. Kommen Sie auf uns zu – unsere Kollegin hilft Ihnen schnell und unkompliziert weiter:
Annette Schönian
Tel: +49 (0) 179 266 1075
E-Mail: asc@netsyno.com
Lesen Sie mehr zum Thema Hinweisgeber aus unserem Blog unter https://blog.netsyno.com/category/inopai/hinweisgeber/